Por momentos, unos de los principales descuidos que cometen algunas empresas, es la poca atención que le prestan al almacenamiento y cuidado de sus documentos. Este tipo de descuido generan en gran medida pérdidas notables de información de relevancia, complicaciones para la búsqueda y ubicación de documentos y desgaste prematuro de la información física. Es precisamente para evitar dichas complicaciones que se ha impuesto en gran parte del sector empresarial el tema de la custodia de documentos. Si quieres conocer más, te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué implica la guarda de archivos?
Como lo mencionábamos al inicio del artículo, la custodia de documentos se ha posicionado como una de las ramas de la gestión documental que se enfoca en la conservación, almacenamiento y seguridad de los documentos, por medio de una categorización estratégica y una serie de protocolos que les permita a las empresas tener un mayor control y manejo de su información.
Por lo anterior, antes de decidir cómo almacenarás tus documentos, debes entender las implicaciones de este procedimiento. Así que olvida la costumbre de mandar a una caja vieja todo archivo que de momento no utilices, analiza los siguientes puntos y define un procedimiento adecuado para almacenar tu información:
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Organización de documentos para facilitar su búsqueda
Mira los estantes y anaqueles en los que tienes almacenados cientos de hojas, documentos y formularios recientes y antiguos. Si en este momento recibieras la llamada de un cliente que solicita copia del pago de sus tributos del año 2015, ¿podrías localizar y proporcionar dicha documentación a los pocos minutos en que te la solicitaron?
Uno de los problemas más serios derivados del almacenamiento sin criterio de documentos, es que se dificulta la organización de los expedientes. Por ello, un excelente sistema de custodia podría permitirte tener acceso a toda la información que desees, sin importar qué tan antiguos pueden ser, ya que el uso de códigos, categorizaciones, tipificaciones y etiquetas, serán de mucha ayuda para organizar los papeles que necesitas almacenar por más tiempo. En sí, la custodia te puede servir para definir qué documentación ya puede ser eliminada y depurar tus expedientes en base a un criterio.
Protección de documentos con información vulnerable
La falsificación de documentos es uno de los problemas más serios a los que un empresario u compañía puede enfrentarse, ya que existen organizaciones criminales dedicadas al intercambio de documentos y datos sensibles. Por ejemplo, las leyes han creado blindajes especiales para proteger el acceso, almacenamiento y procesamiento de los datos personales, si el Estado toma dichas medidas, tú también debes cuidar tus documentos confidenciales.
En este orden de ideas, la custodia de tus archivos impedirá que terceros ajenos a tu empresa tengan acceso indebido a tus documentos, ya que, gracias a sus protocolos de manejo, ofrece las precauciones necesarias para la conservación de las actas de constitución de empresas, certificados de propiedad, extractos bancarios, contratos empresariales, sentencias de juicios, documentos de identificación personal y títulos profesionales, entre otros documentos.
Protección de documentos con información vulnerable
Respaldo de documentos digitales
Es un grave error pensar que un simple dispositivo de almacenamiento electrónico puede ser suficiente para guardar documentos digitales importantes. Un virus o malware podría afectar al funcionamiento de dicha unidad y arruinar tus archivos para siempre.
Por ello, al momento de contratar los servicios de una empresa que te apoye en el almacenamiento de tus archivos electrónicos, asegúrate de que posea tecnología suficiente para impedir que tus expedientes digitales sean vulnerables, y también comprueba la existencia de respaldos seguros y de imposible acceso para personas ajenas a tu empresa.
Desahogar tu espacio de trabajo
Acumular cajas llenas de documentos antiguos puede arruinar la imagen profesional de tu oficina. Quizás desees acondicionar tu espacio de trabajo con mobiliario elegante, pero ese estante lleno de archivos del año 2015 te roba ese espacio físico que necesitas.
Por “custodia de tus archivos” debes entender que no tendrás que alquilar la habitación vacía que está al lado de tu oficina, solo para convertirla en bodega de documentación vieja. Se trata de contar con un lugar distinto al de tu oficina, de tal manera que tu documentación almacenada no te quite ese espacio que tanto deseas tener en tu lugar de trabajo. De igual modo, la custodia se enfoca en la protección y almacenamiento adecuado, lo que significa contar con un espacio acorde que impida el deterioro o pérdida progresiva de información.
Garantiza el control y acceso de tu información, gestiona el buen manejo de tus documentos y enfréntate a las ventajas que la custodia y la gestión documental tienen para ti y tu empresa.
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